Em tempos onde o trabalho remoto se tornou praticamente via de regra, há dois fatores na raiz de todo negócio que, se mal administrados, se tornam devastadores para a produtividade de uma empresa: a desorganização e a falta de comunicação.
Para solucionar esse problema, ferramentas de trabalho colaborativo vem sendo desenvolvidas ao longo do tempo com objetivos e resultados diversos. Esses softwares fornecem às empresas uma plataforma central para todos os membros de uma equipe realizarem o trabalho de forma simultânea, compartilhando tarefas, dados, resultados, rendimento de colaboradores e, no caso dos mais sofisticados, até mesmo inteligência artificial que se adequa às necessidades do seu negócio.
De todos os softwares de trabalho colaborativo disponíveis no mercado atualmente, poucos são tão completos e abrangentes quanto o Bitrix24.
O que é o Bitrix24?
O Bitrix24 é uma plataforma de CRM (Customer Relationship Management) que fornece um conjunto completo de ferramentas de trabalho colaborativo, comunicação e gerenciamento da sua equipe para melhores resultados.
Embora isso signifique que sua equipe pode maximizar produtividade e resultados com o Bitrix24, também significa que há uma grande curva de aprendizado para dominá-lo. Por isso, vamos começar da maneira adequada: do início.
Fundado por Sergey Rizhikov, Dmitry Valyanov e quatro outros três empresários russos, em 1998. O Bitrix24 era originalmente apenas “Bitrix”. Com o tempo, a empresa passou por reestruturações, até que a Bitrix lançou o Bitrix24 Cloud, em 2012. Esta foi a primeira versão da ferramenta Bitrix que conhecemos hoje. Como ferramenta colaborativa, o Bitrix24 oferece:
- CRM (Customer Relationship Management);
- Gerenciamento de Projetos;
- Gerenciamento de Documentos;
- Gerenciamento de Tempo;;
- Gestão de RH
A plataforma do Bitrix24 ainda oferece recursos como chats, pesquisas de funcionários, videoconferência, gerenciamento de leads, faturas, relatórios de vendas, gerenciamento de tarefas, Gantt & Kanban, armazenamento de arquivos, fluxos de trabalho de solicitação de funcionários e muito mais.
Enquanto outras ferramentas de CRM (Customer Relationship Management) se concentram em um ou dois desses recursos, o Bitrix24 torna-se o recurso definitivo para as empresas e, se você estiver utilizando-o, não precisará de nenhum software adicional para gerenciar sua equipe. Isso é o que diferencia o Bitrix24 de outras ferramentas de colaboração.
O que o Bitrix24 pode fazer?
A funcionalidade do Bitrix24 se concentram em 5 itens principais:
- Comunicação
- Tarefas & Projetos
- CRM (Customer Relationship Management)
- Suporte de Bate-papo ao Vivo
- Construtor de Sites
Agora, é hora de se aprofundar em como o Bitrix24 pode contribuir cada uma dessas áreas e explicar por que elas podem ser tão valiosas para o seu negócio. No final desta leitura, você não será um mestre do Bitrix24, no entanto, você deverá ter uma boa base de conhecimento para iniciar sua jornada com confiança na utilização desta incrível ferramenta!
Vamos lá?
1. Bitrix24 para Comunicação
Uma das melhores coisas que o Bitrix24 faz pela sua equipe é facilitar a comunicação. O Bitrix24 lida com a comunicação interna por meio de vários recursos. O componente de comunicação mais importante, no entanto, é o fluxo de atividades.
Fluxo de Atividades
O fluxo de atividades oferece aos usuários do Bitrix24 uma visão geral de alto nível de quaisquer alterações que ocorreram em sua organização. Sempre que um usuário postar uma enquete, um novo funcionário ingressar na equipe, você agendar um evento no calendário, um resumo da alteração aparecerá no fluxo de atividades.
Esta utilidade do software de CRM (Customer Relationship Management) ajuda você a saber o que está acontecendo em sua organização em tempo real e a todo momento.
Bate-Papo
Outro recurso importante de todo software de CRM que se preze é o chat. Afinal, a colaboração depende inteiramente da capacidade de conversar com os colegas de equipe. O Bitrix24 não é diferente e é por isso que o chat é implementado na plataforma.
Enquanto os usuários do Bitrix24 podem enviar mensagens para outros indivíduos ou grupos, os chats são as contrapartes individuais e menos formais. Há também um bate-papo público hospedado para todos os funcionários contribuírem.
A mesma visualização que gerencia o bate-papo também facilita chamadas telefônicas e videoconferências, para que você também possa fazer suas reuniões de negócios via Bitrix24.
Gerenciamento de Documentos
O gerenciamento de documentos é outra maneira prática de o Bitrix24 facilitar a comunicação dentro de sua equipe. O Bitrix24 vem com três unidades de documentos diferentes:
- Meu Drive
- Unidade de Grupo
- Unidade da Empresa
“Meu Drive” é o armazenamento de arquivos pessoais do Bitrix24. Os documentos armazenados em “Meu Drive” nunca serão vistos pelos colegas de um usuário. Documentos compartilhados em outros lugares podem ser conectados a “Meu Drive” para que você sempre os encontre facilmente.
Unidade de Grupo é uma unidade compartilhada por todos os membros de um grupo de trabalho. Somente os membros desse grupo de trabalho têm acesso aos arquivos em um Drive em grupo.
A Unidade da Empresa (Company Drive) é onde uma empresa armazenará os arquivos que deseja que sejam acessíveis a todos os funcionários. É aqui que você armazena documentos não confidenciais, como ativos de marca ou resumos executivos.
2. Bitrix24 para Tarefas & Projetos
O Bitrix24 explica suas tarefas e projetos como: “Ajudando você a entender quem está fazendo o quê, melhorando a transparência e distribuindo a carga de trabalho com mais eficiência”. Essa é uma ótima visão, mas existem muitos softwares de CRM (Customer Relationship Management) por aí que dizem fazer a mesma coisa.
O Bitrix24 faz muitas das mesmas coisas que outras ferramentas de gerenciamento de projetos fazem. O fator diferenciador é quantos desses recursos são integrados ao gerenciamento de projetos Bitrix24. Embora algumas ferramentas de gerenciamento de projetos integrem ou se concentrem em apenas alguns desses recursos, o Bitrix24 é uma das ferramentas de gerenciamento de projetos mais completas do mercado.
O motivo? Por recursos como o Gantt e o Kanban, por exemplo.
Gráficos de Gantt
Os Gráficos de Gantt são uma representação gráfica de um cronograma de projeto e as tarefas associadas a ele. Ter essa representação gráfica facilita a visualização de onde uma equipe está no processo de produção e se está ficando para trás.
Apesar de indiscutivelmente úteis, muitas das ferramentas de gerenciamento de projetos de renome sequer oferecem gráficos de Gantt. O Bitrix24 Gantt utiliza dependências (relacionamentos entre tarefas que ditam a ordem em que devem ser concluídas) para criar um cronograma de projeto que efetivamente coordene as tarefas.
Kanban
A técnica japonesa é outra forma de visualizar o andamento de um processo produtivo, porém de forma mais simplificada. O método Kanban utiliza uma abordagem de arrastar e soltar para mover tarefas por diferentes status até a conclusão. Por exemplo, quando uma tarefa é criada, há vários status em que a tarefa pode estar antes de ser concluída. A tarefa pode ser atribuída, mas não realizada, realizada, mas não concluída, concluída, mas não revisada ou concluída e revisada.
A implementação do Kanban ao Bitrix24 torna-o capaz de fazer coisas que você não consegue executar através do Kanban tradicional. O Bitrix24 utiliza automação de tarefas para definir eventos acionados após certas alterações de cada projeto, mensurando deadlines tangíveis e informando os participantes do mesmo a cada nova alteração.
Relatórios
Todas as boas ferramentas de gerenciamento de tarefas e projetos precisam de uma maneira de revisar as informações coletadas ao longo do tempo. Isso geralmente é feito por meio da exportação de dados de tarefas que foram concluídas ou trabalhadas no passado.
O Bitrix24 não é diferente e conta com relatórios de tarefas que permitem aos usuários exportar dados em formato CSV ou Excel. Você sempre pode, é claro, visualizar relatórios de dentro do próprio aplicativo.
A seção de relatórios vem com 6 modelos pré-formatadas que mostrarão diferentes informações de tarefas. Os usuários sempre podem criar relatórios personalizados que atendem aos dados que desejam rastrear especificamente.
3. Bitrix24 como Software de Customer Relationship Management (CRM)
A gestão do relacionamento com o cliente é um aspecto cada vez mais importante de todos os negócios. O Bitrix24 entende isso e é por isso que eles investiram tanto na criação de software de CRM de qualidade.
O Bitrix24 é amplamente aclamado como uma ferramenta de CRM (Customer Relationship Management) de extrema qualidade, com a única e unânime desvantagem sendo sua interface de usuário complexa. Todavia, uma vez dominada, as possibilidades são inimagináveis!
Contatos
Todo software de CRM precisa de uma maneira de organizar clientes e leads. O Bitrix24 possui um sistema de gerenciamento de contatos de qualidade que permite criar contatos personalizados com diferentes campos. Os contatos podem ser importados, exportados ou pesquisados e são o elemento principal na tentativa de garantir o fechamento de negócios.
O Bitrix24 inclui ambas as visualizações com descrições detalhadas de contato e relatórios que agregam todos os dados de contato. Os contatos não precisam mais ser vistos simplesmente como uma lista telefônica, pois esses relatórios dão cor à forma como seus contatos preferem interagir, tornando cada atendimento personalizado. Isso certamente pode agregar valor à sua equipe de vendas.
Os contatos individuais também podem ser vinculados aos dados de vendas para ajudar as equipes de vendas a visualizar itens como valor dos negócios fechados, taxa de conversão de negócios, valor total de faturas não pagas e muito mais.
Essas percepções individuais de clientes e potenciais clientes são apenas um motivo pelo qual o Bitrix24 classifica melhor os seus contatos de forma inteligente.
Negócios
O painel de Negócios disponibiliza toda interação com cliente ou empresa com a qual a sua empresa está relacionada. Assim, se torna um facilitador para enxergar estão as melhores oportunidades de vendas. Os usuários podem ver, através do Kanban, o valor de todos os negócios em cada estágio do processo de vendas, desde as vendas prospectivas até a fatura final.
Os negócios podem ser vinculados a contatos e receber notas específicas para que as equipes de vendas saibam sempre como lidar com cada cliente. Os dados também podem ser coletados para gerar relatórios que ajudam os usuários a ver e entender as tendências em seu pipeline de vendas.
Telefonia
O Bitrix24 é uma ferramenta fantástica para agências de telemarketing ou outras empresas que fazem um grande número de chamadas telefônicas. Enquanto o Bitrix24 permite chamadas gratuitas para qualquer outro funcionário da sua organização, a telefonia permite que os usuários aluguem números de telefone locais em mais de 58 países por apenas US$ 4/mês.
A telefonia se integra bem ao painel de negócios, pois você pode selecionar rapidamente vários negócios e criar uma fila de chamadas a partir dos números de telefone associados. Grandes listas de números de telefone também podem ser delegadas a vários indivíduos para que a carga de trabalho seja distribuída uniformemente.
Há também uma série de opções de chamada, incluindo a opção de gravar cada chamada telefônica. Isso garante que as chamadas possam ser auditadas ou revisadas para melhorar o desempenho ao longo do tempo.
4. Bitrix24 como Suporte em tempo real
Quando dizemos “suporte em tempo real”, não estamos nos referindo ao Bitrix24 respondendo às suas perguntas sobre o software. Estamos nos referindo à integração de bate-papo ao vivo em seu site para que os visitantes do site possam conversar rapidamente com um colaborador. O bate-papo ao vivo é uma parte importante da conversão de visitantes do site em usuários do seu produto, então o Bitrix24 garantiu ter sua própria solução.
A melhor parte do chat ao vivo do Bitrix24 é que ele é gratuito. E não estamos falando de “freemium”, estamos falando de sessões de chat gratuitas e ilimitadas para até 12 funcionários. Isso inclui bate-papo no local, e-mail, Facebook, Skype e outros aplicativos de bate-papo de terceiros.
5. Bitrix24 como Construtor de Sites
O último e mais novo recurso que o Bitrix24 oferece ao seu negócio é o construtor de sites. Lançado em 2017, o Bitrix24 Sites tem como objetivo criar “belos sites e páginas de destino que ajudem você a vender mais”. E o faz com precisão.
“Existem muitos criadores de sites por aí, então o que diferencia o Bitrix24?”
Bem, o Bitrix24 é que eles não fornece apenas um construtor de sites, mas também todos os outros recursos que ajudam sua empresa em uma única plataforma.
Os sites Bitrix24 vêm com banda de hospedagem ilimitada e permitem que você crie quantas páginas quiser, tudo de graça. O Bitrix24 também oferece vários modelos de sites para a maioria dos setores. Isso significa que você pode criar um site adequado, mesmo com pouco conhecimento técnico.
Ou seja, não há mais motivos para você não lançar aquela sua ideia de negócio. O construtor de sites do Bitrix24 é a ferramenta ideal para dar o pontapé inicial.
Afinal, por quê escolher o Bitrix24?
Todos os motivos acima citados (e muitos outros) fazem do Bitrix24 uma das ferramentas de gestão de projetos, produtividade e vendas mais completas que existem. Dominando sua utilização, é possível potencializar todos os setores da sua empresa.
Independente do atual estágio de crescimento da sua empresa, um dia você provavelmente decidirá adotar um software de CRM confiável. E se você optar pelo Bitrix24, o CRM mais completo do mercado, estamos aqui para lhe ajudar!
A ZOPU é licenciada Gold Partner do Bitrix24 e uma das duas únicas empresas no hemisfério sul a ser Provedor de Treinamento Autorizado pela Bitrix24, tornando-se o parceiro ideal para acelerar o crescimento da sua empresa.
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